Goed bestuur (WBTR)
1.1 – Goed bestuur.
Alle bestuursleden en toezichthouders zullen handelen in het belang van de vereniging. Dat betekent dat zij zullen handelen als bestuurder en niet als privépersoon, zowel intern (binnen de vereniging) als extern (in relatie met derden).
- Bij aankopen stellen zij het belang van de vereniging voorop. In situaties die van belang zijn voor de vereniging, handelen zij niet op basis van onze persoonlijke voorkeur maar op basis van wat goed is voor de vereniging.
- Het bestuur handelt integer en transparant. Dat betekent: Oog hebben voor het verenigingsbelang en inzicht willen geven in beslissingen. Zij zullen de belangrijkste beslissingen publiceren op een wijze dat de leden kunnen zien hoe en welke besluiten zijn genomen.
- Het bestuur hanteren het vier-ogen-principe bij uitgaven boven € 1.000,–. Dat betekent dat er altijd twee bestuursleden akkoord moeten zijn met overboekingen. Verder heeft niet alleen de penningmeester, maar tenminste één ander bestuursleden ook altijd inzicht in de actuele financiële stand van zaken.
- Bij uitgaven boven € 1.000,-. vraagt het bestuur minimaal 2 offertes aan bij verschillende leveranciers. De besluitvorming over de gunning worden vastgelegd in de notulen. Bij dergelijke opdrachten aan leveranciers is er altijd een schriftelijke opdrachtbevestiging, zodat achteraf altijd duidelijkheid is wat is afgesproken.
- Het bestuur gaat zorgvuldig om met investeringen. Dat betekent: Zij volgen de juiste procedures, in het bijzonder bij grote, risicovolle uitgaven. Bij de besluitvorming dient er een gedegen onderbouwing van de noodzaak van de uitgaven te zijn, net als een risicoanalyse, een deugdelijke (meerjaren-)begroting en reserveringen voor toekomstige uitgaven.
- Het bestuur streeft actief naar het tegengaan van fraude en onenigheid doordat wij goede procedures en afspraken hebben gemaakt. Wij hebben geregeld bestuur bijeenkomsten, stellen daarbij een agenda op en notuleren de belangrijkste genomen besluiten. Het bestuur legt vast wie bij de bestuursvergaderingen aan- en afwezig zijn. Afspraken worden helder en eenduidig geformuleerd. De verslagen worden bewaard en inzichtelijk gemaakt aan de leden.
- Het bestuur spreekt af dat zij bewust omgaan met risico’s voor de vereniging. Zij brengen in kaart welke risico’s er zijn en streven ernaar die te minimaliseren.
- Het bestuur dient deze afspraken regelmatig te controleren op actualiteit en relevantie (tenminste een keer per 3 jaar).
- Voor Volleybal geldt geen governance code
1.2 – Aansprakelijkheid van bestuursleden.
Actieve bestuursleden:
- Het bestuur zorgt ervoor dat alle actieve bestuursleden goed zijn geïnformeerd over de aansprakelijkheid die kan optreden als gevolg van hun positie als bestuurslid van de vereniging.
Bestuurders handelen als volgt:
- Bestuursleden blijven voor het uitvoeren van de bestuurstaken binnen haar bevoegdheden.
- Bestuursleden handelen conform de wet, statuten en eventuele bestuursreglementen.
- Bestuursleden houden zich aan de afspraken zoals neergelegd met betrekking tot ‘Goed bestuur’.
- Het bestuur spreekt jaarlijks met de leden de financiële toestand van de vereniging.
- Het bestuur voorkomt dat sprake is van tegenstrijdig belang(en).
- Bestuursleden voldoen aan de administratieplichten. Alle juridische entiteiten hebben verplichtingen richting belastingdienst.
- Bestuursleden gaan geen overeenkomsten aan die de vereniging niet kan nakomen.
- Bestuursleden doen geen betalingstoezeggingen en melden betaalproblemen tijdig aan de belastingdienst als de vereniging in zwaar weer verkeert en afstevent op een faillissement.
- Het bestuur zorgt ervoor dat de vereniging voldoet aan relevante wetten, zoals de AVG.
- Het bestuur dient afspraken regelmatig te controleren op actualiteit (tenminste een keer per 3 jaar.)
- Het bestuur evalueert nieuwe bestuursleden na 6 tot 9 maanden na toetreding tot het bestuur
Nieuwe bestuursleden:
Het actieve bestuur zorgt ervoor dat nieuwe bestuursleden goed worden geïnformeerd over:
- De financiële toestand van de vereniging.
- De andere bestuursleden en de bevoegdheden die zij hebben.
- De (onderlinge) werkafspraken.
- De verplichtingen die het bestuur heeft op basis van de statuten of reglementen.
- De afgesloten bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering met voldoende dekking.
Aftredende bestuursleden:
Bij het neerleggen van een bestuursfunctie regelen het bestuur de volgende zaken:
- Het neerleggen van de bestuursfunctie wordt duidelijk vastgelegd.
- Uitschrijving bij de Kamer van Koophandel.
- Decharge van de bestuurstaken door de ledenvergadering van de vereniging.
- Een goede overdracht naar de nieuwe bestuurder(s).
- Vastlegging van de afspraken.
1.3 – Tegenstrijdig belang.
Een bestuurslid meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang direct bij de overige bestuursleden.
- Het bestuurslid deelt alle relevante informatie over het (potentieel) tegenstrijdig belang.
- Bij een tegenstrijdig belang zal het bestuurslid niet deelnemen aan de overleggen en besluitvorming bij het onderwerp waar sprake is van het (potentieel) tegenstrijdig belang.
- Als alle bestuursleden een tegenstrijdig belang hebben, of omdat een quorum (minimum aantal vereisten stemmen) of versterkte/volstrekte meerderheid bij de stemming niet wordt gehaald omdat één of meerdere bestuursleden een tegenstrijdig belang heeft, zal het bestuur de beslissing doorverwijzen naar de Algemene Ledenvergadering.
Het bestuur controleert deze afspraken minstens één keer per 3-jaar op actualiteit.
1.4 – Afwezigheid bestuursleden.
Als sprake is van (tijdelijke) afwezigheid van een bestuurder, dient het betreffende bestuurslid dit direct te melden bij de overige bestuursleden.
- Bij belet en ontstentenis van één bestuurder (niet zijnde de enige bestuurder) of meerdere bestuurders zijn de
- overige bestuurders belast met het bestuur van de organisatie.
- Bij belet en ontstentenis van alle bestuurders: is de ALV bevoegd om één of meerdere personen aan te wijzen om tijdelijk in het bestuur van de organisatie.
- Het bestuur handelt zoals opgenomen in de statuten en het huishoudelijk reglement.
- Als het aantal bestuursleden onvoldoende is om een besluit te nemen zal een stemming plaatsvinden in de Algemene Ledenvergadering.
Het bestuur controleert deze afspraken minimaal één keer per 3 jaar op actualiteit en relevantie.
1.5 – Meervoudig stemrecht.
Het meervoudig stemrecht is voor onze vereniging niet van toepassing.
1.6 – Toezicht.
VC Verrekijker heeft in haar vereniging verschillende groepen, commissies en andere entiteiten die NIET kwalificeren als Raad van Toezicht volgens de WBTR. De vereniging benoemt dit nadrukkelijk omdat deze dus geen verantwoordelijkheden hebben op het vlak van toezicht, zoals benoemd in de WBTR.
1.7 – Bindende voordracht van bestuurders.
VC Verrekijker kent geen bindende voordracht
1.8 – Raadgevende stem.
Alle bestuursleden worden standaard uitgenodigd voor een Algemene Ledenvergadering. Bestuursleden hebben het recht om tijdens de Algemene Ledenvergadering een raadgevende stem/advies uit te brengen op voorgenomen besluiten zoals de WBTR dat voorschrijft.
Het bestuur controleert deze afspraken minimaal één keer per 3 jaar op actualiteit en relevantie.
1.9 – Vertrouwenspersonen.
Om onze leden een veilige omgeving te kunnen bieden om in te sporten is er binnen de vereniging een vertrouwenspersoon . Heeft u als lid of ouder/verzorger van een lid een melding of klacht over ongewenst gedrag binnen de vereniging maar wilt u dit in vertrouwen met iemand bespreken? Neem dan contact op met de vertrouwenspersonen. Uw melding/klacht wordt vertrouwelijk behandeld.
Vertrouwenspersonen
Karin van Nunen
Ward Ooms